Представительства в течение трех рабочих дней с момента прибытия сотрудника направляют в Министерство иностранных дел Республики Абхазия ноту, аккредитационную анкету, паспорт, 4 цветные матовые фотографии размером 2,5x3,5 см, электронную фотографию в формате jpeg размера не более 600x600 мм, которую необходимо отправить на официальную почту Департамента государственного протокола (protocol@mfaapsny.org), паспорт аккредитуемых членов семьи, заверенная копия документа подтверждающего брак одного из супругов с сотрудником Представительства.

Личные данные сотрудников Представительств являются конфиденциальными.

В случаях утраты карточки, лицо, утратившее карточку, незамедлительно информирует Руководителя соответствующего Представительства об утрате карточки. Представительство в течение трех рабочих дней информируют МИД Абхазии об обстоятельствах утери карточки. Взамен утраченной карточки в течение тридцати дней, с даты поступления ноты в Министерство иностранных дел Республики Абхазия, выдается ее дубликат. Дубликаты карточек, взамен утраченных выдаются на срок действия ранее выданных карточек, им присваивается порядковый номер выданной карточки.

При окончании срока пребывания сотрудников Представительства, Дипломатические и служебные карточки в обязательном порядке возвращаются в МИД Абхазии.