Depertmanın görev ve işlevleri
Departmanın temel görevleri şunlardır:
- Abhazya Cumhuriyeti'nde tek tip protokol uygulamasının sağlanması;
- Abhazya Cumhuriyeti'nin yurtdışındaki diplomatik misyonları (Büyükelçilikler) ve konsolosluk ofisleri ile sürekli çalışma ilişkileri sürdürmek;
- Departmanın yetki alanına giren konularda Abhazya Cumhuriyeti’nde yabancı devletlerin diplomatik misyonları ve konsolosluk ofisleri ile iş temaslarını sürdürmek;
- sergiler, seminerler, sempozyumlar, konferanslar ve benzeri etkinliklere katılım ve organizasyon yoluyla Abhazya Cumhuriyeti'nin dünya kamuoyuna tanıtımına ilişkin protokol etkinliklerinin uygulanması;
- yabancı protokol uygulamasının incelenmesi ve yaygınlaştırılması, Abhazya Cumhuriyeti'nde protokol uygulamasının iyileştirilmesine yönelik tekliflerin geliştirilmesi;
- diplomatik-kurye iletişiminin uygulanması.
Departman, kendisine verilen görevler doğrultusunda aşağıdaki işlevleri yerine getirir:
- ziyaret programlarında öngörülen etkinlikler için protokol ve organizasyon desteği sağlar (buluşma ve uğurlama, konaklama, resmi görüşmeler, işletme ve kurumları ziyaret etme, kültürel program sağlama, cumhuriyet gezileri vb.); Abhazya Cumhuriyeti ilgili devlet makamları ve idaresi ile ortaklaşa en üst ve üst düzeylerde resmi ziyaret programları geliştirir ve bunların uygulanması için faaliyetleri koordine eder;
- Abhazya Cumhuriyeti liderliğinin yurtdışındaki ziyaretleri sırasında tekliflerin geliştirilmesine katılır ve protokol ve organizasyonel etkinlikler düzenler;
- gezilere eşlik eder ve Abhazya Cumhuriyeti temsilcilerinin yurtdışındaki ziyaretlerinin hazırlanmasıyla ilgili etkinliklerin organizasyonuna katılır, ziyaretlerin lojistiğine karar verir (gerekli nakliyeyi sipariş etme, trafik polisine eşlik etme, uygun protokol nitelikleri, hediyeler ve hediyelik eşyalar)
- gezilere eşlik eder ve Abhazya Cumhuriyeti temsilcilerinin yurtdışındaki ziyaretlerinin hazırlanmasıyla ilgili etkinliklerin organizasyonuna katılır, ziyaretlerin lojistiğine karar verir (gerekli nakliyeyi sipariş etme, trafik polisine eşlik etme, uygun protokol nitelikleri, hediyeler ve hediyelik eşyalar);
- Abhazya Dışişleri Bakanlığı'nın resmi diplomatik yazışmalarını yürütür;
- Abhazya Cumhuriyeti'ndeki yabancı devletlere ve yabancı devletlerin diplomatik misyon başkanlarına, devlet niteliğindeki etkinliklere ve törenlere ve ayrıca Abhazya Cumhuriyeti'nde düzenlenen uluslararası etkinliklere (festivaller, sergiler, forumlar, vb.) davetler gönderir;
- Abhazya Cumhuriyeti'nin uluslararası anlaşmalarının imzalanmasıyla ilgili protokol etkinliklerini yürütür;
- Abhazya Cumhuriyeti'nin yurtdışına gönderilen büyükelçilerinin itimat ve geri çağırma mektuplarını hazırlar;
- 9 Aralık 2010 tarihli Abhazya Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı'ndaki diplomatik misyon çalışanlarına diplomatik kartların akreditasyonu ve verilmesine ilişkin Yönetmelik uyarınca diplomatik misyon çalışanlarının akreditasyonunu gerçekleştirir;
- diplomatik birliklerin Abhazya Cumhuriyeti Cumhurbaşkanı'na sunumunu organize eder;
- Abhazya Cumhuriyeti'nin uluslararası anlaşmalarının kaydını tutar ve bunların saklanmasını gerçekleştirir;
- gizli belgelerin saklanması ve imha sağlar;
- Abhazya Cumhuriyeti'nin yürürlükteki mevzuatına uygun olarak, bu Yönetmelikte öngörülmeyen diğer işlevleri yerine getirir.