Temsilcilikler, çalışanın varışından itibaren üç iş günü içinde Abhazya Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı'na bir not, akreditasyon formu, pasaport, 2,5x3,5 cm boyutlarında 4 mat renkli fotoğraf, 600x600 mm'den büyük olmayan jpeg formatında fotoğraf, akredite aile üyelerinin pasaportu, eşlerden birinin Temsilcilik Bürosu çalışanı ile evliliğini teyit eden belgenin onaylı bir kopyası Abhazya Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı Devlet Protokolü Departmanın resmi elektronik postasına (protocol@mfaapsny.org) gönderilmesi gerekir.

Temsilcilikler çalışanlarının kişisel verileri gizlidir.

Kartın kaybolması durumunda kartı kaybeden kişi, kartın kaybolmasını derhal ilgili Temsilcilik Başkanlığına bildirir. Temsilcilik üç iş günü içinde Abhazya Dışişleri Bakanlığı'na kartın kaybolması durumlarını bildirir. Kaybedilen kartın yerine, notanın Abhazya Cumhuriyeti Dışişleri Bakanlığı tarafından alındığı tarihten itibaren otuz gün içinde bir nüshası düzenlenir. Kayıp kartlar yerine yenilenen kartlar, daha önce verilen kartların geçerlilik süresi için düzenlenir, verilen kartın seri numarası kendilerine atanır.

Temsilcilik çalışanlarının kalış sürelerinin sonunda Diplomatik ve hizmet kartları Abhazya Dışişleri Bakanlığı'na iade edilmelidir.