Başlıca diplomatik belge türleri

En yaygın diplomatik belge türleri şunları içerir: notalar, muhtıralar, mektuplar.

Notalar, şu şekilde olabilir:

- Yazılı Nota (Note Segnee);

- Sözlü Nota (Note Verbale);

- Ön yazı notalar.

Önemli ve temel öneme sahip konularda veya herhangi önemli olay hakkında bilgi içeren yazı gönderileceği durumlarda Yazılı nota gönderilir. Nota, imzalayan kişi’den birinci tekil şahısin kaleminden düzenlenir ve hitap ile başlar.

Diplomatik yazışmalarda en yaygın belge şekli sözlü nota’dır. Sözlü notalar, çok çeşitli sorunları ele almak ve çözmek için kullanılır. Siyasi, ekonomik, bilimsel, teknik ve ikili ve çok taraflı nitelikteki diğer konuları ortaya koyarlar. Sözlü nota’lar bir iltifatla başlar ve biter.

Yabancı devletteki diplomatik misyonlar aracılığıyla diplomatik kanallardan gönderilen devlet dairelerinin belgeleri ön yazı nota’lar ile eşlik edilir. Ön yazı nota Dışişleri Bakanlığı tarafından diplomatik misyonlara üçüncü şahıs mektubu şeklinde düzenlenir.

Muhtıra, yada diğer adıyla Memorandum, belirli konunun olgusal yönünü inceleyen, bireysel yönlerinin analizini içeren, düzenleyen tarafın konumunu savunmak için argümanlar ortaya koyan ve diğer tarafın argümanlarıyla tartışmayı içeren belgedir. Muhtıra, yazılı veya sözlü bir notun eki veya bağımsız bir belge olabilir.

Resmi yazışma veya müzakerelere konu olan sorunların çözümünde herhangi bir yardımın gerekli olduğu durumlarda, yazarın bu davadaki ilgisini vurgulamak veya herhangi bir sorunun çözümünü hızlandırmak amaçlı gönderildiği kişinin nüfuzunu kullanarabilmek için tanıdık yetkililere yarı resmi nitelikte özel mektup gönderilir. Mektup, Dışişleri Bakanlığı'nın dahili antetli kağıdına yazılır ve beraberinde bir ön yazı notası eklenir.